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Cómo colaborar en proyectos a través de la mensajería en iOS 16

Admito que el hecho de que varias personas trabajen en el mismo proyecto no es divertido. Especialmente cuando no puedes seguir la pista de qué tarea está asignada a una persona concreta y su progreso. Varias aplicaciones de colaboración de terceros sirven para este propósito. Pero, ¿y si pudieras gestionar todos estos proyectos a través de tu iPhone?

Bueno, podrías hacerlo. La actualización de iOS 16 añade varias funciones nuevas, pero no todas han recibido suficiente atención y parecen haber sido ocultadas. La colaboración es una de esas funciones integradas en las aplicaciones de iOS. Puedes colaborar con tus amigos, familiares, etc. enviándoles un enlace e invitándoles a trabajar en un proyecto. De este modo, ya no tendrás que depender de aplicaciones de terceros para colaborar en los proyectos.

Índice

1 ¿Qué es la colaboración en iOS 16?
2 Cómo colaborar en proyectos en la app Mensajes en iOS 16
2.1 Crea una invitación para colaborar
2.2 Gestionar la colaboración a través de apps
3 Recibe actualizaciones de colaboración en los mensajes de tu iPhone

¿Qué es la colaboración en iOS 16?

La colaboración es una función recién introducida que te ayuda a invitar a tus colegas o amigos a trabajar en tareas creadas en archivos, notas, recordatorios, Safari, etc. También amplía la compatibilidad con aplicaciones de terceros. De este modo, podemos esperar que haya soporte para varias aplicaciones que se utilizan a diario en la escuela y en el trabajo.

Puedes invitar a los usuarios a cualquiera de las aplicaciones mencionadas a través de Mensajes o FaceTime. Una vez que los usuarios aceptan la invitación, todos pueden trabajar en el mismo proyecto al mismo tiempo. Además, todos los cambios pueden seguirse en la pestaña «Mostrar toda la actividad» (más adelante se hablará de ello) y en la parte superior de la rama Mensajes. Esta función no sólo está disponible en iOS 16, sino también en iPadOS 16 y macOS Ventura.

Cómo colaborar en proyectos en la app Mensajes en iOS 16

Ahora que sabes qué es la colaboración y cómo funciona, vamos a empezar a trabajar en proyectos a través de Mensajes o FaceTime. Ten en cuenta que esta función sólo es compatible con iOS 16 o posterior. En versiones anteriores de iOS, los usuarios sólo pueden ver el mensaje como un enlace de iCloud.

NotaDurante mis pruebas, los usuarios de iOS 15 e inferiores no sólo podían ver el archivo como un enlace de iCloud, sino también hacer cambios en él. Los cambios realizados también se reflejan en la pestaña «Mostrar actividad».

Crea una invitación para colaborar

He utilizado la aplicación Notas como ejemplo, pero los mismos pasos se aplican a todas las aplicaciones compatibles. Sólo tienes que navegar hasta la configuración correcta. Empecemos.

1. Abre «Notas» en tu iPhone.
2. Selecciona la nota que quieres compartir con otros, o puedes crear una nueva nota.
3. Toca el icono de Compartir (campo de la flecha hacia arriba) en la esquina superior derecha.
4. En la página «Compartir», toca la pestaña «Copiar/Colaborar» situada justo debajo del título de tu nota (ejemplo: Prueba).
5. Asegúrate de seleccionar «Colaborar».
6. Puedes hacer cambios en los permisos del proyecto antes de compartir un archivo. Para ello, toca la opción «Sólo las personas que invites pueden editar», justo debajo de la pestaña «Copiar/Colaborar».
7. En la siguiente página puedes elegir si sólo las personas que has invitado pueden acceder al archivo, o cualquiera con un enlace. En Permisos, puedes elegir si los usuarios pueden hacer cambios o sólo ver. Por último, puedes elegir si tú (el propietario del archivo) quieres permitir que otros inviten.
8. Haz clic en «Hecho» para guardar los cambios.
9. Ahora pulsa «Mensajes» para compartir el archivo.
10. En la pestaña Para:, introduce el nombre o el número de teléfono de los destinatarios o usuarios que quieras añadir al hilo de mensajes.
11. Añade un comentario si quieres y toca el icono de enviar (flecha hacia arriba) para compartir el mensaje.

Gestionar la colaboración a través de apps

Una vez que hayas compartido un archivo con todos los participantes añadidos a un hilo de mensajes, aparecerá un nuevo icono junto al de «Compartir» en la esquina superior derecha. Si hay una foto de grupo en tu chat de grupo, éste será el icono, o bien será visible el icono de contacto estándar con una marca de verificación.

Este icono es tu punto de entrada para el seguimiento de toda la actividad en Notas. Vamos a sumergirnos y ver qué representan todos estos ajustes.

1. Abre la aplicación Notas en tu iPhone. O ve a un grupo en Mensajes y toca en una nota compartida.
2. Selecciona el icono «Compartir» junto al icono «Compartir» en la esquina superior derecha.
3. Para enviar un mensaje a un chat de grupo, pulsa «Mensaje». También puedes hacer una llamada de audio o de vídeo.
4. Todas las actualizaciones serán visibles en la pestaña «Actualizaciones recientes».
5. Para ver los cambios realizados en el archivo, haz clic en «Mostrar todas las acciones». Ahora puedes ver la hora exacta en la que el usuario se unió y realizó cambios en el archivo.
6. Supongamos que quieres ver los cambios realizados por diferentes usuarios, pulsa «Mostrar lo más destacado». La aplicación «Notas» destacará los cambios realizados por los distintos usuarios asignando un color específico a los usuarios y a sus cambios.
7. En «Gestionar nota compartida», puedes ver todos los usuarios invitados a la nota y cambiar los permisos de los usuarios individuales. También puedes resaltar todos los cambios, ocultar las alertas, cambiar las opciones de compartición, copiar el enlace de la invitación a una nota compartida o dejar de compartir por completo. Esto da al propietario del archivo un mejor control sobre el proyecto.
8. Para eliminar el acceso de un usuario añadido o invitado a una colaboración, pulsa «Gestionar nota compartida» → pulsa «Usuario» (nombre de usuario) → desplázate hacia abajo y pulsa «Eliminar acceso» → «Confirma tu elección».

Recibe actualizaciones de colaboración en los mensajes de tu iPhone

Cada vez que se realizan cambios en la Colaboración, aparece un banner de notificación en la parte superior del hilo de mensajes. Si quieres ver los cambios que has hecho, pulsa «Mostrar». Y si ya has visto los cambios o quieres ignorar la notificación, toca x para cerrar la notificación.

Una vez que empieces a colaborar en Mensajes y lo conviertas en tu herramienta principal, es probable que trabajes con las mismas personas en diferentes proyectos. En estos casos, no te verás inundado de múltiples avisos de notificación por cada edición en cada documento.

En su lugar, el banner de notificación mostrará un mensaje que dice «3 personas han realizado 3 actualizaciones en 3 documentos». Toca «Mostrar» para ver los cambios o toca «x» para cerrar la notificación. Si pulsas «mostrar», la siguiente página mostrará todos los cambios realizados en diferentes proyectos por diferentes personas. Puedes tocar «Mostrar» para ver o «Ignorar» para cerrar la notificación.