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Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro: Registro y Carga de Matrícula.

¿Te gustaría saber qué es y cómo funciona el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro (SIGE) en Venezuela? Si es así, en esta guía encontrarás todo sobre el funcionamiento de esta plataforma digital.

Para nadie es un secreto que, las zonas educativas deben manejar la data de los estudiantes y de todo el personal docente, administrativo y obrero de cada una de las instituciones educativas de educación básica, media y técnica del estado a su cargo.

Por eso, desde el año 2019, el registro en el Sistema de Gestión Escolar es imprescindible y obligatorio para la correcta gestión educativa de cada nuevo año escolar.

Índice

1 ¿Qué es el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro?
2 Ventajas del Sistema de Gestión Escolar (SIGE – Gescolar)
3 ¿Quiénes Pueden utilizar el SIGE Guaicaipuro?
4 ¿Cómo registrarse en el sistema de gestión escolar?
4.1 ¿Qué es Fundabit?
5 ¿Cómo Registrar Información en el Sistema de Gestión Escolar este 2022?
5.1 Información del Personal
5.2 Carga de Estadísticas SIGE.
5.3 Asignación de Docentes en las secciones
5.4 Carga de Matrícula (Censo Escolar)
5.5 Asignación de estudiantes a su respectiva sección
5.6 Carga de notas
6 Importancia de la aplicación del Sistema de Gestión Escolar en Venezuela
7 ¿Cuándo se debe actualizar los datos en el SIGE?
8 ¿Qué sucede cuando la cédula del estudiante no aparece?

¿Qué es el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro?

El Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro o mejor conocido como SIGE, es una plataforma digital de uso exclusivo del Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE).

Este sistema le permite a la zona educativa de cada estado; manejar la información de la matrícula, calificaciones y otros datos estadísticos, de cada institución educativa pública o privada del país.

Aunque anteriormente el registro en esta plataforma era opcional; lo cierto es, que, desde el año 2019, el registro es obligatorio para todas las instituciones de educación básica, media y técnica de Venezuela.

Por eso, el director de cada centro educativo, es el responsable de acceder a este sistema para registrar la información.

De esta manera, las instituciones educativas puedan cargar y/o actualizar la estructura e información, tanto administrativa como académica de cada uno de sus estudiantes (Notas).

Logrando así, poder conseguir la simplificación de trámites bajo la modalidad de firma electrónica o digital.

Ventajas del Sistema de Gestión Escolar (SIGE – Gescolar)

Los sistemas informáticos proporcionan una serie de ventajas a sus usuarios.

Por eso, en este caso, las ventajas de la creación e implementación del sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro en el sistema educativo nacional son:

• Mejor organización, estructuración y respaldo de la información.
• Disminución de gastos administrativos por concepto de libros para actas, matrículas, etc.
• Reducción de espacio físico al evitar almacenar libros.
• Fácil acceso a la información de matrícula escolar y personal docente, administrativo y obrero de cualquier institución educativa del país.
• Resguardo total de la información a través del tiempo
• Entre otras.

¿Quiénes Pueden utilizar el SIGE Guaicaipuro?

El Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro solo es manejado y utilizado internamente por el Ministerio de educación.

Por otro lado, el registro de carga de históricos académicos de cada estudiante y toda la información concerniente a la institución educativa, será cargada únicamente por el director de la misma.

Esto quiere decir, que, la zona educativa le otorgará al director del plantel, un usuario y una clave eventual; para que este pueda ingresar a la plataforma digital del SIGE Guaicaipuro y comience a ingresar la información requerida.

¿Cómo registrarse en el sistema de gestión escolar?

El registro se hace directamente con la ayuda de la División de Supervisión Educativa de la Zona Educativa de tu estado.

Por eso, normalmente la zona educativa convoca a los distintos directores de los centros educativos de su región, a jornadas para cargar la matrícula en este sistema; durante el periodo de tiempo establecido por el Ministerio de Educación.

Del mismo modo, los directores reciben constantemente asesoría y capacitación para el uso adecuado de esta plataforma, por parte de la Fundación Bolivariana de Informática y telemática (FUNDABIT).

¿Qué es Fundabit?

La Fundación Bolivariana de Informática y Telemática (FUNDABIT), es un ente adscrito al Ministerio de Educación.

Este organismo nació en el año 2001, con la intención de promover el uso de las nuevas Tecnologías, en pro de mejorar la educación a nivel básica, media y técnica en Venezuela.

Para ello, ofrece constantemente asistencia técnica y pedagógica a los docentes, alumnos y comunidades de los diferentes centros educativos del país.

¿Cómo Registrar Información en el Sistema de Gestión Escolar este 2022?

Si como director de una institución ya tienes asignado un usuario y una clave de acceso al sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro.

Entonces, para comenzar a cargar la información requerida solo tienes que seguir los pasos detallados a continuación.

Información del Personal

Para registrar la información del persona docente, administrativo y obrero de la institución tienes que hacer lo siguiente:

1. Ingresa a la página oficial del Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro (Enlace directo a la página aquí).
2. Inicia sesión con tu usuario y contraseña de acceso al sistema.
3. Dentro del sistema, podrás observar de manera inmediata una lista de centros educativos en la sección de “Planteles”. Selecciona el nombre de la institución que diriges.
4. Haz click sobre la opción que dice: Seleccione → “Actualizar Estructura del Plantel”.
5. En este punto debes hacer click sobre la opción inferior que dice: “Aperturar Proceso de Registro de Personal”.
6. Confirma que deseas comenzar con el nuevo proceso de registro de personal haciendo click en “Apertura proceso de registro”.
7. Edita o elimina la información del personal previamente registrado; o selecciona la opción de “Registrar Personal” ubicada en la esquina superior derecha.
8. Cuando termines de editar o de agregar la información del personal que compone el plantel, tenemos que hacer click sobre: “Cerrar Proceso de Registro Personal” y listo.

Nota: Asegúrate de editar correctamente la información antes de cerrar el proceso; porque de lo contrario, no podrás volver a editarlo.

Carga de Estadísticas SIGE.

La carga de estadísticas en el Sistema de Gestión Escolar Educativa Guaicaipuro; permite tener información acerca de la cantidad de estudiantes regulares, nuevo ingreso, abandonos de cupo y la matrícula final existente al culminar cada periodo académico.

Por eso, para cargar los datos estadísticos hacemos lo siguiente:

1. Dentro de tu usuario SIGE elegimos la opción del menú que dice: “Planteles”.
2. Haz click sobre la opción que dice: “Seleccione” ubicada al lado del nombre del plantel educativo que diriges; y luego, haz click sobre “Carga de Estadísticas”.
3. Introduce la cantidad de estudiantes en cada una de las variables mostradas en pantalla y luego haz click en “Guardar”.

De esta manera, la carga de datos estadísticos se habrá realizado de manera exitosa.

Asignación de Docentes en las secciones

Antes de poder cargar la matrícula de estudiantes, es importante actualizar la información del docente o de los docentes asignados para dictar alguna asignatura en esa sección.

Por eso, para lograrlo solo sigue estos pasos:

1. Desde el usuario SIGE debes seguir la ruta: Planteles → Seleccione → “Matrícula 2021-2022”.
2. De la lista de grados mostrada, elegimos la opción de “Seleccione” ubicada al lado de cada sección → “Asignar Docentes”.
3. Haz click sobre: “Aperturar proceso de asignación de docentes”.
4. Selecciona el lápiz verde y modifica la información del docente, o elimínalo de la sección según sea el caso.
5. Para agregar un nuevo docente tienes que hacerlo desde la opción de “Acciones”; y luego, cuando culmines de registrar la información de los docentes, haz click sobre “Cerrar proceso de Asignación de Docentes”.

Carga de Matrícula (Censo Escolar)

Cargar la matrícula final de cada estudiante con sus respectivas notas, permite que el Ministerio de educación tenga mejor control sobre esta.

Este sistema puede verificar de una manera más rápida, las notas de cada estudiante graduado; esto es muy útil para aquellos jóvenes que desean legalizar y apostillar sus documentos de educación media para el exterior.

Por eso, para cargar la matrícula estudiantil solo debes hacer lo siguiente:

1. En la sección de “Estudiantes” se puede cargar o actualizar la matrícula escolar. Para ello, tienes que buscar el plantel educativo y hacer click sobre la lupa. En este punto, podrás actualizar la información de cada alumno previamente registrado o hacer click sobre la opción de “Registrar Nuevo Estudiante” según sea el caso.
2. Dentro de la información de cada estudiante tienes que bajar hasta encontrar un signo de “+” en el que podrás registrar un nuevo periodo.
3. Introduce el código del plantel y haz click sobre la imagen de la lupa.
4. Ingresa los datos solicitados y elige la escolaridad del estudiante: Regular, repitiente, materia pendiente, diferido, etc. En esta sección es importante escribir una breve leyenda al caso de escolaridad que aplique; hecho esto, hacemos click sobre “Actualizar” y listo.
5. Repite el mismo procedimiento con cada alumno hasta que completes la carga y actualización de matrícula del nuevo periodo.

Asignación de estudiantes a su respectiva sección

Una vez que hayas actualizado la información del o los docentes y hayas culminado con la actualización de datos de cada estudiante; entonces, debes proceder a asignar a los a alumnos a su respectiva sección.

Para lograrlo tienes que seguir estos pasos:

1. Dentro del SIGE sigue la ruta: Planteles → Seleccione → “Matrícula 2021-2022”.
2. Haz click sobre la opción de “Seleccione”, ubicada al lado de la sección a la cual vas a agregar o eliminar estudiantes; luego, haz clicamos sobre “Inscripción Individual”.
3. Para cargar a un estudiante tienes que hacer click sobre “Buscar Estudiante Existente”; por otro lado, para eliminar a un estudiante de la sección, tienes que hacer click sobre la cesta de basura ubicada al lado del nombre del mismo.
4. Repite el proceso hasta que hayas cargado toda la data de cada sección del plantel y listo.

Carga de notas

Para cargar las notas finales de cada estudiante, el director del plantel debe ingresar al sistema de gestión y escolar Guaicaipuro y hacer lo siguiente:

1. Seguir la ruta: Planteles → Seleccione → “Matrícula 2021-2022”.
2. Elige la sección haciendo click en “Seleccione” y luego en “Inscripción individual”.
3. Haz click sobre el icono de documento azul que dice: “Calificaciones del estudiante”.
4. Escribe la clave de acceso al sistema y haz click en “Continuar”.
5. Ingresa las notas teniendo a la mano la certificación de calificaciones de cada estudiante.
6. Guarda la información y listo.

Importancia de la aplicación del Sistema de Gestión Escolar en Venezuela

Contar con un sistema como el SIGE, es de gran ayuda a la hora de almacenar información verídica de cada institución de educación básica, media y técnica a nivel nacional. Esto evita que la información se extravíe como sucedía anteriormente.

Además, gracias al SIGE, las instituciones educativas a través de su director; pueden obtener rápidamente las notas certificadas de alumnos graduados en años anteriores.

Por otro lado, facilita el proceso de validación de documentos de educación media para trámites de apostilla; e incluso, es un sistema que permite recientemente la verificación por parte del Ministerio de educación de notas cargadas al sistema OPSU.

¿Cuándo se debe actualizar los datos en el SIGE?

La actualización de datos y carga de nueva matrícula se realiza normalmente entre los meses de octubre, noviembre y diciembre de cada año escolar.

Sin embargo, el Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE) es quien fija una fecha y el plazo correspondiente a la carga y actualización de información en la plataforma.

Además, de ser necesario, el MPPE puede emanar prórrogas para que cada institución pueda cumplir con esta obligación.

¿Qué sucede cuando la cédula del estudiante no aparece?

Si el sistema no reconoce la cédula del estudiante; entonces, se puede buscar al estudiante por la cédula escolar.

Pero si el sistema no permite el registro, el director del centro educativo debe ponerse en contacto con el soporte de este sistema, escribiendo a la dirección del correo electrónico [email protected].

Como puedes darte cuenta, el Sistema de Gestión Escolar Guaicaipuro ha llegado para facilitar la gestión educativa, para guardar la información a futuro de cada estudiante y para simplificar trámites y emisión de documentos bajo la modalidad de firma electrónica.

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