¿Qué es una carta circular y cómo hacerla?
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Una carta circular es un tipo de escrito en el que se suele informar a un gran número de personas sobre un acontecimiento importante a través de un mismo documento. Este tipo de carta puede utilizarse para casi cualquier grupo al que se desee distribuir información, y suele entregarse en la mano de cada persona o colocarse en lugares estratégicos para que todos estén al tanto.
Si necesitas escribir una carta circular, te mostramos las partes esenciales que debes incluir para que esté bien redactada. Compruébalo y ten en cuenta que, hacia el final de la página, encontrarás algunos recursos que pueden ayudarte a realizar esta actividad de forma más eficiente; ¡échale un vistazo!
Índice
1 ¿Cuándo se debe utilizar una carta circular?
2 Tipos de circulares
3 Características de redacción y presentación
4 La estructura de una circular
4.1 Componentes
4.2 Líneas de distinción
4.3 Identificación de las páginas que siguen
5 Muestras de circulares
5.1 Una circular voluntaria, debido a reparaciones generales.
5.2 Circular voluntaria para una escuela
5.3 Circular difundida en el barrio de forma voluntaria.
5.4 Circular para la práctica deportiva voluntaria.
5.5 Circular para una función en el lugar de trabajo que es totalmente voluntaria.
5.6 Tipo de circular para un trabajo.
5.7 Circular voluntaria emitido para una oficina pública.
5.8 Una Circular Obligatoria del Colegio de Abogados.
5.9 Una circular obligatoria de la empresa.
5.10 La circular obligatoria de una universidad.
5.11 La circular obligatoria de una universidad.
6 Ejemplos de circulares
¿Cuándo se debe utilizar una carta circular?
Como puedes ver en los ejemplos anteriores, una carta circular puede ser utilizada por casi cualquier tipo de organización, pero las siguientes son las más populares:
- En las comunidades académicas (colegios), para notificar a los alumnos, padres o personal docente un acontecimiento importante que tiene lugar en el instituto.
- Dentro de las empresas: cuando se hacen públicas diversas noticias sobre los colaboradores de la empresa.
- En las comunidades de condominios: para informar de un nuevo acuerdo en el edificio, anuncios de reuniones, pagos, etc.
Tipos de circulares
La circular general se dirige a un conjunto de personas concretas.
La circular se dirige a cada destinatario de forma individual.
Circular de circulación voluntaria. Habla de un producto comercial, un servicio, un personal o un negocio (generalmente informa de temas más informales).
Circular obligatoria. Se utiliza con frecuencia en el ámbito comercial para notificar cambios de domicilio, apoderamientos, la apertura de una nueva sucursal, etc.
Características de redacción y presentación
La función principal de la circular es difundir información general.
La circular interna comunica actitudes, normas, principios y políticas, mientras que la circular externa comunica reglas comerciales, nuevos productos y servicios, entre otras cosas.
- Tratar un solo tema;
- Empezar y terminar el texto con una frase de cortesía;
- Tratar un solo tema;
- Empezar y terminar el texto con una frase de cortesía;
- Escribir de forma clara, precisa, concreta y concisa;
- Utilizar un tratamiento respetuoso y cortés
- Debes utilizar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
- Utilizar los formatos estándar del manual de procedimientos de cada organización, y distribuir el texto en función de su extensión.
La estructura de una circular
A pesar de no ser un documento formal, siempre contiene características distintivas que pueden ayudar a identificar una circular:
Componentes
Encabezamiento
El término circular se escribe en mayúsculas, sostenido y centrado, de cero a una interlínea libre de la Zona 1, acompañado del número consecutivo que la distingue, si es el caso.
Código
Es mejor escribirlo a un par de interlíneas del encabezamiento.
Fecha de elaboración y lugar de origen
Es mejor escribirlo a una o dos interlíneas del resto del código.
Destinatarios y rúbrica
Escriba la palabra a, en mayúsculas, a dos o tres líneas de distancia de la fecha, seguida del grupo al que va dirigida la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
En el caso de una carta circular, se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; sólo cambian los datos del destinatario.
La preposición para no va seguida de dos puntos (:); no debe utilizarse en la carta circular.
El asunto se coloca dos líneas a la izquierda de los datos del destinatario.
Saludo.
Se sitúa al principio del texto.
Texto.
Comienza a dos o tres líneas del tema principal. Se escribe con un interlineado sencillo, con una interlínea libre entre cada párrafo y el anterior. Se puede dejar una línea y media entre líneas en las circulares de uno o dos párrafos, y doble línea entre párrafos.
Despedida.
Debe haber una o dos interlíneas libres en el texto.
Firmas del remitente y del responsable.
Utilice sólo un nombre y un cargo.
Líneas de distinción
Si se necesitan líneas especiales, deben escribirse a dos líneas del contenido. Deben escribirse con el mismo tipo de letra que el texto, pero en un tamaño menor.
Identificación de las páginas que siguen
Con letras mayúsculas iniciales, el encabezamiento se escribe a tres o cuatro centímetros del borde superior de la hoja de papel sin membrete o a dos líneas del logotipo o nombre de la empresa. La línea de identificación se coloca contra el margen izquierdo, mientras que el número de página se coloca contra el margen derecho.
El número de la circular, el código o la fecha deben incluirse en la línea de identificación.
A una o dos líneas del encabezamiento comienza el primer párrafo de las páginas siguientes. Antes de la despedida, la última página debe tener al menos el párrafo de conclusión.
En el margen izquierdo, hay una línea de identificación, y en el margen derecho, un número de página.
Primer Ejemplo: Circular 041 28 de julio de 2023
Segundo Ejemplo: DG-1-057
Muestras de circulares
Una circular voluntaria, debido a reparaciones generales.
Se recuerda oficialmente al personal que, debido a las reparaciones del horno, el horno de pizza no estará disponible para su uso los días 4, 5, 6 y 7 de octubre. El menú de pizzas a la piedra gratuito no estará disponible en estos días.
Esperamos que los clientes sean conscientes de ello.
Seguiremos estando a su disposición.
Atentamente,
Dirección del Restaurante “Doña Clotilde”.
Circular voluntaria para una escuela
Se comunica a los padres que, debido a la limpieza de la escuela, no habrá clases el 14 de julio.
Saludos, la dirección.
Circular difundida en el barrio de forma voluntaria.
¡Importante!
Solicitamos respetuosamente a nuestros vecinos que saquen la basura entre las 8 y las 9 de la noche para evitar que las bolsas se rompan y produzcan basura.
Atentamente.
El consorcio personal.
Circular para la práctica deportiva voluntaria.
Debido a las renovaciones en las actuales instalaciones de entrenamiento, se avisa a todos los jugadores que las sesiones del mes de septiembre tendrán lugar en el club “Sweet Nothing”, situado en la calle Colombia 4771 de esta ciudad: Colombia 4771.
Los días y horarios de los entrenamientos se mantienen constantes.
Cordialmente.
El instructor.
Circular para una función en el lugar de trabajo que es totalmente voluntaria.
Se ha comunicado a todos los empleados que la empresa participará en las olimpiadas anuales para conmemorar el “Día de los Caídos”.
La inscripción de este año tendrá lugar los días 4 y 5 de mayo.
Esperamos ansiosamente su participación.
La empresa.
Tipo de circular para un trabajo.
Lamentamos informar a todos los solicitantes que la entrevista prevista para mañana ha sido cancelada por circunstancias ajenas al departamento de recursos humanos.
Rogamos acepten nuestras disculpas por las molestias ocasionadas. Les llamaremos en los próximos días para reprogramar su cita.
Los mejores deseos.
Lucía Laura Santiago.
Licenciada en Recursos Humanos.
Responsable de contratación de Procter & Gamble
Circular voluntaria emitido para una oficina pública.
Se notifica a todos los litigantes que la consulta de expedientes se realizará en el departamento de soluciones ejecutivas de 9:00 a 11:00 horas a partir del 7 de marzo de 2023.
Fuera de dicho horario no se admitirán consultas sin excepción.
Atentamente.
El presidente del Consejo de Administración.
Una Circular Obligatoria del Colegio de Abogados.
El Colegio de Abogados de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires es una agrupación de abogados que trabajan en la ciudad de Buenos Aires.
Av. Scalabrini Ortiz 3032. Se encuentran disponibles los niveles 5 y 6.
A. B. A.
02/14 Circular
La nueva resolución pro bono no estará disponible para todos los miembros del Colegio de Abogados hasta que haya sido aprobada por unanimidad en el Senado.
Por favor, distribuya esta circular a sus colegas.
Atentamente,
Dr. Carlos Raúl Sterzwin
Presidente del Colegio de Abogados de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Una circular obligatoria de la empresa.
De esta manera, se notifica a todos los empleados que las oficinas de la firma se trasladarán a la zona de Caracas en agosto de 2017, a unos 90 kilómetros de distancia de las actuales.
Para ayudar al personal a sobrellevar la distancia y evitar trastornos, la empresa pondrá a su disposición autobuses que los recogerán en las puertas de esas oficinas a las 7:30 horas de lunes a viernes y los trasladarán a las nuevas.
Por supuesto, cada empleado puede ir en coche a las nuevas oficinas de la empresa, ya que las instalaciones disponen de aparcamiento para los empleados.
Estamos seguros de que esto marcará el comienzo de una nueva era para todos.
Seguiremos estando a su disposición.
El negocio.
La circular obligatoria de una universidad.
Universidad Autónoma de México
Sobre el programa de asistencia a los pueblos indígenas.
La universidad está desarrollando un plan de inserción universitaria para los miembros de los pueblos indígenas que ya han finalizado sus estudios de bachillerato para que puedan iniciar sus estudios de grado a través de la asociación para la lucha contra la marginación de los pueblos indígenas.
Esta inserción también incluye pasantías en las que los miembros podrán participar de la misma manera que los actuales estudiantes que cursan los distintos cursos académicos de la institución.
La circular obligatoria de una universidad.
Universidad Autónoma de México
Sobre el programa de asistencia a los pueblos indígenas.
La universidad está desarrollando un plan de inserción universitaria para los miembros de los pueblos indígenas que ya han finalizado sus estudios de bachillerato para que puedan iniciar sus estudios de grado a través de la asociación para la lucha contra la marginación de los pueblos indígenas.
Esta inserción también incluye pasantías en las que los miembros podrán participar de la misma manera que los actuales estudiantes que cursan los distintos cursos académicos de la institución.
Además, cada miembro de los pueblos indígenas recibe ayuda financiera, así como la oportunidad de trabajar con tutores.
El objetivo de este esfuerzo es ayudar a este grupo a integrarse y tener igualdad de oportunidades.
Se implementará a partir del siguiente año académico (2022-2023).
Atentamente,
Miguel Ángel Rodríguez Colín, Rector.
Centro de capacitación
Ejemplos de circulares
Te dejaremos ambos archivos para su descarga y edición al final del articulo.
