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Inventarios tips guía para contar bien

Inventarios: Guía para contar bien es un artículo del libro digital que hemos producido.

Los Inventarios deben ser contados al 100% por lo menos una vez al año. Sin embargo, la ausencia de este control genera oportunidades de fraudes o fallas administrativas ¿Cuándo fue la última vez que realizó un inventario físico? ¿Participó Auditoria Interna o externa?¿Usted confía en un inventario tomado por el mismo personal de la Compañía?

En realidad, para evitar sorpresas en los Inventarios, se deben establecer una serie de controles debidamente estructurados. En este artículo, damos algunas recomendaciones que sugerimos a nuestros clientes antes de realizar un inventario físico.

Como por ejemplo, los Fraudes y las Fallas administrativas se generan porque la Gerencia deposita mucha confianza en su sistema y su personal. Por esta razón, no utiliza sistemas independientes para corroborar la confiabilidad del sistema.

El Conteo periódico de inventarios incrementa la confiabilidad de los reportes de saldos de inventarios.

Tips para realizar buenos inventarios físicos

• Primero: La bodega a inventariar debería estar completamente limpia. Como auditores el primer problema que observamos en un inventario es el desorden. Si esto ocurre, lo más seguro es que se generen sobrantes y faltantes en el conteo.
• Segundo: Los ítems a contar deben tener un “marbete” o un registro para realizar el primero, segundo y tercer conteo si es necesario. En este marbete, ya debería estar incluido el código del producto. Caso contrario, el personal de conteo experimentará demoras en la identificación.
• Tercero: Los equipos de conteos deben ser de 2 personas, uno de bodega y otro de un área independiente.
• Cuarto: Se debe empezar el conteo en dos puntos diferentes del área de bodega. De esta manera, el primero grupo hace el primer conteo. Mientras, el segundo grupo hace el segundo conteo. La técnica del barrido supone que se debe contar todo lo que se ve en la bodega.
• Quinto: Debe existir una mesa de digitación de conteo para tener en el mismo día, un detalle de las posibles diferencias. De esta forma, el personal de la mesa debería retirar los marbetes a medida que se vayan acumulando, para evitar la comunicación entre el primero y el segundo conteo.
• Sexto: Auditoria Interna o Externa debería participar durante todo el inventario. Especialmente, en el momento del corte de documentos, inicios del conteo y análisis de faltantes y sobrantes.
• Séptimo: Es conveniente que existan instrucciones escritas sobre el procedimiento de inventario. En estas instrucciones, se detallará cómo hacer y quién debería hacer el corte de documentos.
• Octavo: Se debería emitir un informe sobre el resultado del inventario para que queden por escrito las novedades y las recomendaciones para el futuro.

Recomendación

Si su Empresa sufre del mal de la reproducción de los inventarios “sobrantes” o no confían en los datos que salen del sistema de su Compañía, lo más seguro es que están sufriendo de pérdidas desconocidas en inventarios y necesitan una ayuda extra que la pueden conseguir en un Auditor Interno o Externo.

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