Conoce cómo hacer un oficio fácilmente
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Si alguna vez has enfrentado la tarea de redactar un oficio y te has encontrado desorientado sobre cómo comenzar y cuál debe ser su estructura, este artículo te proporcionará orientación para hacer un oficio eficaz y profesional.
¿Cómo hacer un Oficio?
Los oficios son esenciales en todas las profesiones, ya que son informes redactados para cumplir con ciertos criterios de contenido. Estos documentos son emitidos formalmente para comunicar instrucciones, solicitudes, noticias importantes, decisiones, o información variada a un destinatario específico.
¿Qué es un Oficio?
Un oficio es una comunicación formal escrita en papel que se utiliza comúnmente para transmitir solicitudes o noticias importantes de una organización. Tradicionalmente, se usaba principalmente en instituciones estatales y públicas, pero a lo largo del tiempo, las empresas privadas también adoptaron su uso.
A pesar de las diversas razones para escribir un oficio, todos buscan comunicar información importante al destinatario, manteniendo siempre las características formales y protocolarias de este tipo de documento.
¿Cómo se clasifican?
Existen varios tipos de oficios, y estos pueden clasificarse en base a su origen, destino y propósito.
Según el lugar de procedencia
Según su origen, se pueden clasificar en oficios de instituciones privadas o públicas. Los oficios de las instituciones privadas son emitidos por empresas o particulares, mientras que los de las instituciones públicas son emitidos por entidades gubernamentales.
Según el lugar de destino
Según su destino, los oficios pueden ser de interior o de exterior. Los oficios de interior se utilizan dentro de una empresa o institución y se pueden subclasificar en oficios locales y foráneos. Los oficios locales son aquellos que se emiten de una persona a otra dentro de la misma entidad o sede. Por otro lado, los oficios foráneos son documentos enviados a un destinatario dentro de la misma institución pero en una sede diferente.
Los oficios de exterior son aquellos que se emiten para comunicarse con individuos, empresas o entidades fuera de la organización emisora. Estos pueden dirigirse al público en general, a otras empresas o a instituciones gubernamentales.
Cumplen un rol vital en la comunicación formal y el intercambio de información en diversos ámbitos, y su correcta redacción y uso contribuyen a mantener un flujo de comunicación claro, conciso y eficiente.
Es esencial familiarizarse con los diferentes tipos de oficios y sus propósitos para garantizar que se utilizan de manera efectiva en las comunicaciones profesionales.
Según la cantidad de personas a las que va dirigido
Los oficios pueden categorizarse de acuerdo a la cantidad de destinatarios a los que están dirigidos, siendo estos oficios individuales o múltiples.
Un oficio individual se dirige a un único destinatario, ya sea un individuo, una entidad comercial o gubernamental. En el caso de las empresas, el oficio suele dirigirse a una autoridad competente, como el dueño o el director de la entidad.
Independientemente de quien lo emita, tiene plena validez, por lo que los oficios emitidos por escuelas, bancos, y otras organizaciones, son totalmente legítimos.
Por otro lado, los oficios múltiples se dirigen a un grupo de personas, a varias entidades o incluso a un sector completo de la sociedad.
Aunque conservan la estructura básica de un oficio, su redacción es más general, ya que no se dirigen a una única persona o entidad. Usualmente, estos oficios comienzan con fórmulas de cortesía como “A quien corresponda” o “A quien interese”.
¿Cómo hacer un oficio formal?
Para redactar un oficio formalmente correcto, es necesario incluir información específica y seguir un formato determinado. Tradicionalmente, un oficio se imprime en papel tamaño carta, con medidas de 21.59 cm x 27.94 cm, aunque en algunas situaciones se pueden utilizar hojas tamaño oficio (21.59 cm x 35.56 cm).
El estilo de escritura varía dependiendo del tipo de oficio, pero generalmente se emplea un tono formal y se escribe en tercera persona.
Es fundamental que el documento sea conciso, preferiblemente no excediendo las dos páginas, y que sea claro y preciso en la información que entrega al destinatario.
Un oficio formal debe seguir ciertas pautas:
- Indicar la ciudad y la fecha en la que se redactó el oficio, incluyendo día, mes y año.
- Especificar el destinatario; si es un oficio individual, debe incluirse el nombre y la dirección de la persona o entidad a quien se dirige el oficio.
- Incluir el motivo de la redacción del oficio, usualmente introducido tras dos puntos.
- En caso de que el oficio sea una respuesta a otro, puede incluirse un breve recordatorio del oficio original.
- Finalizar con una despedida formal y cordial, seguida de la firma de la persona que redacta el oficio y el sello de la entidad emisora.
- Aunque no es obligatorio, algunos oficios pueden llevar un número de referencia o siglas que ayuden a su identificación y seguimiento.
El uso de estas pautas ayuda a mantener la claridad y la formalidad en las comunicaciones oficiales, contribuyendo a la efectividad y la eficiencia en la comunicación dentro y fuera de las organizaciones.
Oficios de petición
Los oficios de petición son una categoría particular de documentos oficiales utilizados para solicitar un recurso o servicio a otra entidad. Estos son comúnmente utilizados entre entidades del Estado, aunque no exclusivamente, ya que también pueden ser utilizados por empresas privadas o individuos.
¿Cómo redactarlos?
A la hora de redactar un oficio de petición, hay algunas recomendaciones que pueden ser útiles para asegurar su efectividad:
- La fecha y el lugar deben establecerse en la esquina superior derecha del documento.
- Asegúrate de incluir un número de referencia o serial en la esquina superior izquierda, este ayuda a llevar un control y seguimiento del oficio.
- Los detalles del destinatario, como nombre completo, cargo o rol, y nombre de la institución, deben alinearse a la izquierda, de la misma manera que el número de referencia.
- Incluye un asunto claro y conciso que explique de manera directa cuál es el propósito del oficio.
- En el caso de que el oficio sea una continuación de un oficio previo, es conveniente incluir una mención breve al documento original para proporcionar contexto.
- Detalla tu petición de manera clara y precisa, y no dudes en presentar argumentos que respalden tu solicitud.
- Concluye el oficio con una despedida formal y añade una frase que indique tu expectativa de recibir una respuesta.
- Finalmente, debes incluir tus datos de contacto y firmar el documento antes de enviarlo. En el caso de entidades, el sello de la entidad también puede ser necesario.
En el caso de que el oficio se dirija a varios destinatarios, es aconsejable especificar en cada copia a quién va dirigida. Si se envían copias del oficio a otras personas, es habitual indicarlo en el documento original con la fórmula «c.c.p.» (con copia para), seguida de los nombres de los receptores de la copia.
Diferencia entre oficio de petición y carta de petición
Es importante distinguir entre los oficios de petición y las cartas de petición. Aunque ambos documentos cumplen con el propósito de presentar una solicitud, las cartas de petición suelen ser menos formales y se utilizan más frecuentemente en el ámbito privado.
Además, las cartas de petición suelen incluir una sección donde se invita al destinatario a ponerse en contacto con el remitente en caso de tener cualquier duda o pregunta.
Esto no es tan común en los oficios de petición, que son más formales y se utilizan principalmente en el ámbito gubernamental o corporativo. Sin embargo, ambos documentos comparten muchas características y suelen seguir formatos y estructuras similares.
